Klachten procedure
Het doel van deze procedure is het op zorgvuldige, vertrouwelijke en effectieve wijze registreren en afhandelen van klachten of bezwaren, het wegnemen van de oorzaken en het nemen van adequate maatregelen om herhaling te voorkomen. Deze procedure is van toepassing op zowel externe als interne belanghebbenden.
Ontvangen klachten registreert De Hormoon Expert Academy in haar klachtendossier. Vervolgens maakt zij van iedere klacht een afzonderlijk dossier aan. De klacht en de behandeling hiervan evenals de hiermee gemoeide correspondentie neemt De Hormoon Expert Academy op in het afzonderlijke dossier. Laatstgenoemd dossier wordt gedurende één jaar na afhandeling bewaard. Alle klachten en afhandelingen worden jaarlijks geëvalueerd door De Hormoon Expert Academy.
Als een belanghebbende ontevreden is of zich benadeeld voelt, dan gaat De Hormoon Expert Academy ervan uit dat hij dit in eerste instantie bespreekt met degene die, naar zijn mening, de ontevredenheid veroorzaakt heeft. Lukt het niet in een gesprek tot een bevredigende oplossing te komen, dan kan de belanghebbende in eerste instantie terecht bij een andere persoon (b.v. een vertrouwenspersoon) met het verzoek om te bemiddelen. Leidt dit onvoldoende tot een oplossing dan kan de belanghebbende een klacht of bezwaar indienen bij de klachtencommissie. Feedback of klachten worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid behandeld.
Klachtencommissie
In de klachtencommissie heeft een externe partij plus een studenten-afgevaardigde zitting. De externe partij heeft geen direct zakelijk belang met De Hormoon Expert Academy. De studenten-afgevaardigde heeft zitting, mits er geen directe belangen zijn. Bij een belangenverstrengeling vraagt de commissie een andere afgevaardigde. Het oordeel van de klachtencommissie is voor het instituut bindend; eventuele consequenties worden door het instituut afgehandeld.
Contactgegevens van de klachtencommissie:
Notariskantoor Bellaar c.s..
Van der Hooplaan 9
1185 EV Amstelveen
Telefoon: 020 641 6003
E-mail: info@bellaar.nl
Een indiener van de klacht dient zicht te houden aan de volgorde van de klachtenprocedure:
- Een binnengekomen klacht wordt in behandeling genomen door het secretariaat van De Hormoon Expert Academy (mail naar: info@dehormoonexpertacademy.nl)
- De indiener van de klacht ontvangt binnen twee weken een bericht van ontvangst van de klacht.
- De klacht wordt behandeld door een onafhankelijke klachtencommissie bestaande uit twee medewerkers van de opleidingsinstantie die zelf niet bij de klacht betrokken zijn.
- Indien een klacht niet in behandeling genomen wordt, wordt de indiener van de klacht uiterlijk binnen zes weken na ontvangstdatum hiervan op de hoogte gesteld.
- Een klacht wordt binnen acht weken na ontvangstdatum schriftelijk afgehandeld. Indien de behandeling van de klacht meer tijd vergt, kan deze termijn verlengd worden. De indiener van de klacht wordt hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
- Binnen vijf werkdagen na het versturen van een brief waarin de afhandeling van de klacht wordt beschreven, wordt door de klachtencommissie telefonisch bij de indiener van de klacht geïnformeerd naar de tevredenheid van de afhandeling van de klacht.